Beställa marknadsförings- och kommunikationstjänster

Behöver du ta hjälp av en byrå med marknadsförings- och kommunikationstjänster? Göteborgs universitet har fem upphandlade byråer inom kategorin marknadsföring. Avtalen gäller från december 2022-december 2024, med möjlighet till förlängning.

Avtalet har två kategorier - produktionsuppdrag och fullserviceuppdrag. För produktionsuppdrag är byråerna rangordnade – du vänder dig först till byrå med rang 1. Om de inte kan leverera vänder du dig i andra hand till byrå med rang 2, i tredje hand till byrå med rang 3. För fullserviceuppdrag gäller förnyad konkurrensutsättning. Vid förnyad konkurrensutsättning ska beställaren skicka en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer för det aktuella delområdet och ange en tidsfrist som är skälig för att lämna avropssvar.

Mer information om avtalen, om byråerna och hur avrop går till väga finns i inköpssystemet. Alla avrop ska ske genom inköpsssystemet.

Briefmall
När man beställer en tjänst eller en produkt från en extern konsult så brukar man skriva ihop en så kallad ”brief”. I briefen förklarar beställaren kort för reklambyrån vilket problem som ska lösas, vilka som är budskapen, målgrupperna med mera – för att beställare och utförare ska få samma syn på uppdraget.

Kommunikationsenheten har tagit fram en mall som kan användas för att göra en brief – varsågoda att använda.

Briefmall för beställning av marknadsförings- och kommunikationstjänster

Fullserviceuppdrag
Fullserviceuppdrag är mer omfattande uppdrag där man behöver hjälp med strategi, budskap, målgrupper. Det kan handla om att utgå från ett behov och tillsammans med uppdragsgivaren komma fram till målgrupper, budskap, kanaler etc. och sedan producera det som behövs. Det kan också handla om att beställaren själv redan har kunskap om exempelvis målgrupp och budskap, men behöver hjälp att hitta bästa sättet att kommunicera.

Exempel på fullserviceuppdrag:
• Studentrekrytering: utveckling av koncept, framtagning av budskapsplattform, produktion av kampanjmaterial, genomförande av kampanj.
• Produktion av kommunikationsmaterial för en viss målgrupp: idé och strategi, framtagning av budskap, layout och formgivning, textproduktion, samordning av eventuella underleverantörer (t.ex. tryckeri).
• Mässor och evenemang: framtagning av koncept, produktion av vepor och annat kommunikationsmaterial (kan vara både print och digitalt).
• Kampanj: utifrån kampanjens mål och identifierade målgrupper paketera budskapen på bästa sätt. Idé, strategi, formgivning, layout, textproduktion.

Produktionsuppdrag
Produktionsuppdrag är snabbare uppdrag där man saknar resurser och kompetens för att själv producera en produkt. Ofta finns underlag, t.ex. text eller bild. Budgeten är ofta begränsad och leveranstiden behöver vara kort.

En vanlig process kan vara att beställaren beskriver behov och syfte och tillhandahåller väsentligt underlag (t ex text och bild), tidplan, eventuella mallar och annan nödvändig information. I bland finns behov av kreativa idéer där formgivaren kan bidra med sin expertis men det handlar inte om större, övergripande strategi- och konceptutvecklingsprojekt. Leverantören arbetar fram förslag och levererar efter slutligt godkännande material på det sätt som önskas, t ex ett tryckoriginal, en digital fil. Genom processen ansvarar både beställaren och anbudsgivaren för att kvalitetssäkra form, text, materialval, pappersval etc. Allt som produceras ska utgå från Göteborgs universitets visuella identitet.

Exempel på produktionsuppdrag: Layout av foldrar, broschyrer, roll-ups, affischer, inbjudningar, annonser, grafiska element, exempelvis:

• Layout av ett formellt dokument som behöver finnas i en mer publik version. A4-format, endast pdf.
• Enkel folder i A4-format
• Dubbelsidig inbjudan i A5-format som ska skickas som vykort
• Annons för print eller för digital kanal
• Roll-up

Har du frågor eller behöver hjälp och stöd i beställningen av kommunikationsmaterial?
Kontakta socialamedier@adm.gu.se på kommunikationsenheten.

Har du frågor om avtalen eller upphandlingstekniska frågor? Kontakta Annica Jonsson, upphandlingssektionen.