För medarbetare

Under den här sidan hittar du lathundar och vanliga frågor och svar för dig som medarbetare.

• Frågor om Primula
• Frågor om övergripande funktioner i Primula
• Frågor om lön och anställning
• Frågor om övertid/mertid
• Frågor om friskvårdsbidrag, läkarvård och läkemedel
• Frågor om resor
• Frågor om ledigheter
• Frågor om sjukanmälan
• Om något blev fel

Lathundar

SSC:s användarhandledning för medarbetare - Primula

Lathund för hur man skapar ett ärende i SSC Portalen

Frågor om Primula

Vad är Primula?

Ett system för att administrera personalärenden. Du som medarbetare rapporterar ledigheter, övertid/mertid, sjukdom, semester och ändringar av personuppgifter samt friskvård, läkemedel och sjukvård, resor och utlägg, löneväxling och kostförmån. Du har även möjlighet att titta på egna saldon, lönespecifikationen, kontrolluppgift med mera.

Personliga utlägg som inte är kopplade till en resa, till exempel om du har köpt fika, ska inte registreras i Primula utan i Inköpssystemet.

Hur får jag inloggningsuppgifter till Primula?

Du loggar in med ditt x-konto som du får när du blir anställd. För användar-id och lösenord, vänd dig till behörighetsadministratören vid din institution/motsvarande.

Hur når/hittar jag Primula?

Primula når du via Verktyg på Medarbetarportalen. Du kan även klicka på ditt namn längst upp till höger under Profil när du har loggat in på Medarbetarportalen.

Hur når/hittar jag Statens servicecenter, SSC Portalen?

I Primula under Min sida i vänsterspalten finns Externa länkar. Du kan också gå direkt till SSC:s webbsida: www.statenssc.se och klicka dig vidare till SSC Portalen.

Kan jag rapportera in händelser retroaktivt i Primula?

Ja, det kan du.

Går Primula att använda i surfplatta eller smartphone?

Primula går att använda i surfplatta eller smartphone men är inte responsiv, vilket innebär att layouten inte ändrar sig automatiskt efter skärmstorlek och skärmupplösning. Därmed rekommenderas att använda Primula i dator.

Fungerar Primula i Mac-dator?

Ja, Primula fungerar på samma sätt i Mac-dator som i PC. Primula är webbaserat.

Hur stora filer kan man bifoga i Primula?

Maxstorleken på filer är 7,5 Mb.

Kan filerna jag bifogar i Primula innehålla å, ä eller ö i filnamnet?

Filer som bifogas i Primula får inte ha å, ä, ö eller specialtecken i filnamnet. Med specialtecken menas till exempel % eller &. Om filen innehåller å, ä, ö eller specialtecken finns det risk att granskare/attesterare inte kan öppna filen och kan därför inte bevilja ditt ärende. Ärendet returneras då till dig och du får bifoga nya filer.

Fungerar Primula med alla webbläsare: Edge, Firefox, Safari, Chrome och så vidare?

Ja, Primula fungerar med alla webbläsare.

Har du webbläsaren inställd på engelska öppnas Primula i en engelskspråkig version. Vill du ändra språk i din webbläsare kontaktar du IT-support.

Finns Primula på engelska?

Ja, Primula är översatt till engelska. Du byter språk genom att klicka på den engelska flaggan under vänstermenyn.

Frågor om övergripande funktioner i Primula

Om jag har dubbla anställningar, vilken anställning är det som syns när jag rapporterar?

Systemet vet att du har flera anställningar. Du måste välja vilken anställning det gäller, antingen innan du kommer in i formuläret eller i formuläret beroende på vilket ärende det gäller. Det är viktigt att du väljer rätt anställning för frånvaro (exempelvis VAB) eller övertid/mertid för att löneberäkningen ska bli rätt.

Semester däremot är kopplad till dig som person och därför behöver du inte välja befattning när du ansöker om semester.

Klicka här för att läsa mer i lathunden Om dubbla anställningar.

Får jag information från Primula om chef/handläggare till exempel returnerar ett ärende?

Respektive roll får ett mail när det finns ärenden att hantera i Primula.

Det finns ett påbörjat ärende under fliken Anställning/avslut, bisyssla eller resor/utlägg som inte jag har skapat, varför?

När en användare klickar på en flik i Primula, exempelvis fliken Anställning/avslut, Bisyssla eller Resor/utlägg skapas det automatisk ett ärende. Det står en siffra inom parentes till höger om namnet på fliken. Siffran representerar antalet påbörjade ärenden. Det skapas således automatiskt ett ärende bara användaren klickar på fliken.

För att ta bort det påbörjade ärendet behöver du antingen kasta ärendet genom att klicka på papperskorgen eller logga in och ut.

Vad gör jag om jag byter personnummer?

Om du får ett nytt personnummer från Skatteverket, till exempel vid byte från samordningsnummer till personnummer, är det viktigt att du anmäler detta. Det gör du via ett ärende till Statens servicecenter (SSC) i Portalen. SSC uppdaterar då dina uppgifter i Primula.

Om inte person-/samordningsnummer hos Swedbank överensstämmer med det som är registrerat i Primula, kommer inte lönen kunna betalas ut på medarbetarens anmälda bankkonto.

Frågor om lön och anställning

Var hittar jag min lönespecifikation i Primula?

Du hittar lönespecifikationen under Min sida > Lönespecifikation i vänsterspalten. Där finns även lönespecifikationer från tidigare år. Du kan skapa och skriva ut en PDF-fil av lönespecifikationen genom att klicka på knappen Hämta längst ner på sidan.

Jag vill ha min lön utbetald på ett särskilt konto. Hur gör jag?

Du behöver anmäla ditt konto till Swedbank. Det kan du göra digitalt via deras hemsida om du har BankID. Om du ska anmäla ett utländskt konto behöver du besöka ett Swedbank-kontor.

Klicka här för att läsa mer om hur du anmäler konto till Swedbank

Vart vänder jag mig när jag vill att arbetsgivaren ska dra extra skatt?

Du kan själv registrera frivillig skatt på Min sida > Personuppgifter. Du kan välja antingen ett belopp i kronor eller en viss procent.

Notera att det belopp/den procent du registrerar blir extra skatt som dras utöver din vanliga tabellskatt.

Hur får jag arbetsgivarintyg eller anställningsintyg?

Det begär du själv från SSC, per telefon eller via Portalen.

Jag är före detta anställd, hur får jag intyg då?

Det begär du själv från SSC, per telefon eller via Portalen.

Frågor om övertid/mertid

Hur rapporterar jag övertid/mertid?

All övertid/mertid måste vara överenskommen/godkänd eller beordrad av närmaste chef. När du rapporterar övertid/mertid ska du även bifoga ett underlag, till exempel ett mail, som visar tidpunkt för och anledning till övertiden.

Övertid/mertid ska kontinuerligt rapporteras i Primula under Min sida > Ersättningar/arvoden. Välj formuläret Övertid/mertid. Instruktioner om hur du gör står i Primula.

Hur tar jag ut min övertid/mertid i kompledighet?

För att kunna ta ut övertid/mertid i ledighet måste du först ha rapporterat in övertiden/mertiden i funktionen Ersättningar/Arvoden. När din övertid/mertid är attesterad av din chef, hamnar din intjänade tid i din kompbank. För att ta ut komp  går du till Min sida > Ledighet, uttag komp och följer anvisningarna.

Klicka här för att läsa mer i lathunden Om uttag av kompledighet.

Frågor om friskvårdsbidrag, läkarvård och läkemedel

Spärrar systemet om jag tar ut mer friskvårdbidrag än vad jag har rätt till?

En granskare kontrollerar ditt friskvårdsärende i Primula så att du inte tar ut för mycket pengar.

Om du inte har arbetat hela året kan det vara så att du inte har rätt till hela beloppet om 2 000 kronor. På din första sida i Primula kan du se hur mycket friskvård du redan blivit beviljad.

Hur gör jag för att rapportera sjukgymnastbesök?

Du väljer formuläret Sjukvård och läkemedel under Resor/utlägg och väljer sedan "Sjukgymnastik lokalt avtal" i rullistan.

Vilka regler gäller för friskvårdsbidraget?

Klicka här för att läsa om regler samt vanliga frågor och svar om friskvård.

Vad ska jag göra med kvitton för läkemedel/läkarvård?

Du behöver scanna dina kvitton och bifoga dem i ärendet i Primula. Du behöver inte lämna in fysiska kvitton/underlag till din institution/motsvarande. Du ska dock kunna uppvisa bifogade handlingar i original i 3 månader från registreringsdatum.

Hur gör jag för att redovisa mitt högkostnadskort?

Det finns två olika sätt du kan redovisa dina kostnader och det beror på om vårdgivaren är ansluten till digitalt eFrikort eller inte.

Om vårdgivaren inte är ansluten till eFrikort, får du ett fysiskt, gult litet kort - det så kallade högkostnadskortet. I det registrerar du dina besök med klisterlappar eller stämplar som du får hos vårdgivaren.

Om vårdgivaren är ansluten till eFrikort, kan du antingen själv skriva ut ett utdrag över digitalt registrerade patientavgifter från regionens webbsida, alternativt ta hjälp av vårdgivaren att få fram ett sådant underlag.

Underlaget scannar/avfotograferar du och bifogar i Primula. Det räcker inte att du bifogar kassakvitto, faktura eller uppnått frikort.

Ingår läkarkontakt via internet i högkostnadsskyddet?

Ja, läkarbesök via internet kan också ingå i högkostnadsskyddet. Du måste dock spara ditt kvitto, ta med det till valfri vårdcentral eller sjukhus och be dem registrera kostnaden i ditt högkostnadskort.

Vad ska jag göra med kvitton för friskvård?

Scanna/fotografera dina underlag och bifoga dem i ditt ärende i Primula.

Du behöver inte lämna in pappershandlingar men ska kunna uppvisa underlaget i tre månader efter rapporteringstillfället i Primula.

Kan jag begära ersättning för samma kvitto under två olika år?

Nej, du kan endast begära ersättning för samma kvitto vid ett tillfälle.

Frågor om resor

Hur rapporterar jag min resa?

Du skapar en reseräkning i Primula under "Resor/Utlägg". Beroende på vilken typ av resa du har gjort väljer du Reseräkning inrikes, Reseräkning utrikes eller Utrikes endagsförrättning.

Du skapar din reseräkning i Primula senast tre månader efter avslutad resa. Efter 12 månader förfaller rätten till utbetalning av förmåner i samband med tjänsteresa.

Frågor om ledighet

Hur rapporterar jag ledighet?

Du rapporterar i Primula under Min sida i vänstermenyn under funktionen Ledighet. Där får du välja mellan ledigheterna semester, barnledighet, ledighet och ledighet utan komp.

Instruktioner om hur du gör står i Primula under respektive formulär.

Jag ska vara tjänstledig på deltid. Hur ska jag registrera detta i Primula?

Deltiden räknas som den deltidsanställdes hela tjänstgöring. Nedan finns två exempel på hur du kan räkna ut vilket avdrag det ska vara.

1. Anställd på 60 % ska vara tjänstledig 40 %. Uträkningen blir då 40/60 = 67 % tjänstledig och arbetar 33 %

2. Anställd arbetar 24 timmar per vecka och är tjänstledig 16 timmar och ska arbeta 8 timmar. 16/24 = 67 % och 8/24 = 33%. 67 % + 33 % = 100 %

Jag är partiellt ledig längre än 4 veckor. Nu ska jag rapportera ytterligare frånvaro. Hur gör jag i Primula?

Om du är partiellt ledig längre än 4 veckor och ska registrera tillkommande frånvaro, ska du alltid registrera 100 % om frånvaron gäller en hel dag. Gäller det del av dag registreras frånvaron med kvarvarande omfattning som du skulle ha arbetat den dagen.

Exempel VAB hel dag
Du är partiellt föräldraledig 50 % under fyra månader. Vid ett tillfälle under de här fyra månaderna ska du vårda sjuk barn en hel dag. I Primula registrerar du VAB med omfattning 100 %.

Exempel VAB del av dag
Du är partiellt föräldraledig 60 % under fyra månader. Vid ett tillfälle under de här fyra månaderna ska du vårda sjukt barn en halv dag (50 %). I Primula registrerar du VAB med omfattning som är 50 % av den kvarvarande omfattning som du skulle ha arbetat den dagen.

Omfattningen du skulle ha arbetat den dagen: 40 %
VAB en halv dag: 50 %
50 % av det du skulle ha arbetat den dagen: 50 % x 40 % = 20 % VAB

Jag är partiellt ledig kortare än 4 veckor. Nu ska jag rapportera ytterligare frånvaro. Hur gör jag i Primula?

Om du partiellt ledig kortare än 4 veckor och ska registrera en tillkommande frånvaro, ska du utgå från den kvarvarande omfattning som du skulle ha arbetat den dagen.

Exempel VAB hel dag
Du är partiellt föräldraledig 20 % under tre veckor. Vid ett tillfälle under de här tre veckorna ska du vårda sjukt barn en hel dag. I Primula registrerar du VAB med den kvarvarande omfattning som du skulle ha arbetat den dagen, alltså 80 %.

Exempel VAB del av dag
Du är partiellt föräldraledig 20 % under tre veckor. Vid ett tillfälle under de här tre veckorna ska du vårda sjukt barn en halv dag (50 %). I Primula registrerar du VAB med den omfattning som är 50 % av den kvarvarande omfattning som du skulle ha arbetat den dagen.

Omfattningen du skulle ha arbetat den dagen: 80 %
VAB en halv dag: 50 %
50 % av det du skulle ha arbetat den dagen: 50 % x 80 % = 40 % VAB

Kan jag rapportera semester över årsskiftet?

Ja, det kan du göra.

Kan jag rapportera fler semesterdagar än vad jag har rätt till?

Ja, det går att göra. Det blir dock obetald semester (ledigt utan lön) för de överskjutande dagarna.

Exempel: Du har 20 betalda semesterdagar, och inga sparade dagar. Du rapporterar 25 dagar semester i Primula. Du får lön och semestertillägg för 20 dagar, och 5 dagar blir obetald semester.

Hur gör jag för att registrera obetald semester? Jag har varit föräldraledig och har därigenom inte full årssemester.

Registrera semester i Primula. Systemet känner av att dina betalda semesterdagar och eventuella sparade semesterdagar är slut och lägger istället in obetald semester.

Varnar systemet om medarbetare rapporterar övertid/mertid eller kompledigt över månadsskiftet?

Nej, men det står i informationstexten i formuläret att det inte går.

Varnar systemet om jag rapporterar mer än 10 dagars släktangelägenhet?

Ja, det gör det.

Det finns många olika orsaker till ledighet att välja under Barnledigt. Hur vet jag vilken jag ska välja?

När du väljer en ledighetstyp i formuläret så visas informationstext om just den ledighetstypen.  

Jag är föräldraledig. Hur gör jag för att få föräldrapenningtillägget?

Scanna in utbetalningsbeskedet från Försäkringskassan som visar vilka dagar du har tagit ut föräldrapenning. Skapa ett ärende i Primula under Min sida > Ersättningar/arvoden > Föräldrapenningtillägg och bifoga utbetalningsbeskedet.

Observera att du inte ska skicka in utbetalningsbeskedet från Försäkringskassan när du har tagit ut tillfällig vård av barn, för då utgår inget föräldrapenningtillägg.

Frågor om sjukanmälan

Vad gör jag om jag blir sjuk?

Sjukanmäl dig till din arbetsplats den dagen du blir sjuk. Det är mycket viktigt att du gör sjukanmälan i Primula på din första sjukdag. När du kommer tillbaka till arbetet ska du friskanmäla dig i Primula. Sjuk- och friskanmälan görs under ”Sjuk/friskanmälan” under ”min sida” i vänstermenyn.

Är du sjuk i mer än sju kalenderdagar måste du ha ett läkarintyg som du lämnar till din arbetsplats.

Vad gör jag om jag blir sjuk under arbetsdagen?

Vid sjukdom del av dag rapporterar du den dagen med from- och tom-datum och omfattning. I omfattningsfältet anger du frånvaron i procent av dagen du är sjuk. Detta gör du din första sjukdag.

Exempel: Sjuk 3 timmar av arbetsdag om 8 timmar beräknas 3/8 * 100 = 37,5%

Om du sedan blir fortsatt sjuk så ska du göra en ny rapportering.

Jag arbetar deltid, när blir min första sjukdag?

Vilken dag du rapporterar som första sjukdag i Primula beror på hur din arbetstid ser ut.

Om du arbetar deltid "hela dagar", alltså till exempel hela dagar tisdag-torsdag, är första sjukdagen då du skulle varit i tjänst.

Om du arbetar deltid alla veckans dagar, alltså till exempel kl 8-12 varje dag, är första sjukdagen första dagen då du inte kommer till jobbet.

Exempel:
Du arbetar som delpensionär med en omfattning om 60 %. Du arbetar hela dagar tisdag-torsdag varje vecka. Du blir sjuk fredag 22 mars, men första sjukdagen då du skulle ha varit i tjänst är tisdag 26 mars. Din första sjukdag blir därför 26 mars.

Hur friskanmäler jag mig?

Efter att du har fyllt i din första sjukdag och sparat den kommer ett annat formulär upp när du trycker på sjuk/friskanmälan i Primula. Där fyller du i det datum som du åter är på arbetet.

Hur snart kan jag friskanmäla mig? Måste sjukanmälan nå SSC innan jag kan friskanmäla mig?

Du kan friskanmäla dig i systemet direkt efter att du har sjukanmält dig, men du måste först göra en sjukanmälan och skicka iväg den. Efter det kan du friskanmäla dig.

Kom ihåg att alltid sjukanmäla dig din första sjukdag.

Ska jag skicka läkarintyget till SSC?

Nej, du ska skicka läkarintyget till institution/motsvarande. Läkarintyget ska arkiveras där.

Vad ska göras om jag får ändrad omfattning på min sjukskrivning med läkarintyg?

Om det blir ändringar i sjukskrivningens omfattning, till exempel från 100 % till 50 %, ska du skicka ett nytt läkarintyg till din chef/HR. Chef/HR skapar då ett ärende i SSC Portalen och meddelar den nya omfattningen och från och med vilket datum den ska gälla.

Vad ska jag göra om jag är partiellt (delvis) sjukskriven med läkarintyg och blir “kortsjuk”?

Om du är partiellt sjukskriven med läkarintyg och får en tillkommande sjukfrånvaro kan du själv registrera sjukfrånvaron i Primula.

Exempel:
Du är långtidssjukskriven på 75 % enligt läkarintyg. Du får influensa och får då en tillkommande sjukfrånvaro under fem dagar. När du är åter i arbete igen registrerar du den tillkommande sjukfrånvaron i Primula med fr.o.m.- och t.o.m.-datum. Omfattningen som ska registreras är den omfattning som du skulle ha arbetat, alltså 25 %.

Du behöver ange i anteckningen i ärendet att det är en tillfällig sjukfrånvaro. Om sjukärendet inkommer där fältet för t.o.m.-datum är tomt, kommer lönekonsult på SSC att skicka tillbaka ärendet till dig med motivering att t.o.m.-datum saknas.

Vem ansvarar för sjukanmälan till Försäkringskassan från dag 15 - institution eller SSC?

Lönehandläggarna hos SSC sköter det. Det är mycket viktigt att du gör sjukanmälan i Primula på din första sjukdag.

Hur gör jag när jag har förebyggande sjukpenning (sjukskrivning)?

Skicka in beslut från Försäkringskassan via SSC Portalen.

Vad ska jag som medarbetare göra med begäran om Sjukpenninggrundande inkomst (SGI) som kommer ifrån Försäkringskassan?

Begäran ska gå via SSC till Försäkringskassan. Scanna in blanketten och skicka in den tillsammans med dina personuppgifter eller skicka endast in koden som står på blanketten via SSC Portalen. Statens servicecenter kommer lämna in uppgifterna elektroniskt via Försäkringskassans arbetsgivartjänst. 

Om något blev fel

Jag har registrerat ett ärende och skickat vidare, men nu har jag upptäckt att det blev fel. Vad gör jag nu?

Det är olika hantering beroende på om ärendet har hunnit gå med till lönekörning eller inte.

Om ärendet inte har löneberäknats ska du återta ärendet. Det gör du genom att söka fram ärendet via Min sida > Mina ärenden. Klicka på länken Återta ärende.

I rutan "Ange en motivering till återtagandet" ska du förklara varför du återtar ärendet, till exempel fel datum. Ärendet blir nu återtaget och stängt. Du kan inte göra ändringar i ärendet när det är återtaget.

Om det inte finns någon länk "Återta ärende" så har ärendet gått till löneutbetalning och då måste du istället korrigera ärendet genom att gå till det formulär där du lade in ärendet. 

Klicka här för att läsa mer i lathunden Korrigera och återta frånvaro.

Hur korrigerar jag ärenden som saknar korrigeringsknapp?

Det gör du genom att skapa ett ärende i SSC Portalen.