Stöd till beviljade projekt

Linnaeus-Palme programmet är ett Sida-finansierat utbytesprogram med lärosäten i låg- och medelinkomstländer som administreras av Universitet och Högskolerådet (UHR).

Nedan beskrivs kortfattat de administrativa rutiner som gäller för beviljade planerings- respektive partnerskapsprojekt vid Göteborgs universitet. Kompletterande information och fullständiga villkor, ramar och kriterier finns på UHR:s hemsida för respektive programdel; Linnaeus-Palme planering respektive partnerskap.

Generellt

Linnaeus-Palme programmet söks och rapporteras i UHR:s online system av sökande institution (projektägare). UHR skickar besluts-brev, med länk till beviljad ansökan, till projektägaren via e-post.

Beslutsbrevet fungerar som kontrakt/skriftlig överenskommelse och registreras i universitetets webbaserade stödsystem för kontrakts-hantering och diarieföring av externa medel för fakultets- och institutionsnivå. UHR betalar ut medel utan rekvisition till projekt-ägaren i enlighet med uppgifterna i beviljad ansökan och beslutsbrev.

Institutionen är ansvarig för att bidraget endast används för att täcka kostnader som ingår i den beviljade budgeten. Ersättningsgilla kostnader är de som har uppkommit under aktivitetsperioden och som överensstämmer med ”ersättningsgilla kostnader” i de Allmänna villkoren för respektive programdel.

Om institutionen behöver göra väsentliga ändringar av hur bidraget ska användas ska skriftligt godkännande från UHR inhämtas i förväg. Förfrågan skickas till linnaeuspalme@uhr.se med kopia till laila.johannesson@gu.se.

Finansieringen inom programmet är inte heltäckande. Varje institution förväntas finansiera bland annat deltagande lärares lönekostnader och indirekta kostnader. Notera att UHR anger att underlag för verifiering av belopp, kostnader och mobilitetsperioder som angetts i slutrapporten ska sparas i fem år efter projektperioden.

Samtlig in- och utresande personal samt studenter som deltar i mobilitet är försäkrade via de samlingsförsäkringar som universitetet har tecknat hos Kammarkollegiet. Detaljer kring dessa försäkringar beskrivs vidare under respektive programdel.

Göteborgs universitet följer alltid Utrikesdepartmentets (UD) rese-information inklusive avrådan från resor. Det är projektägarens ansvarar att informera deltagarna i programmet om UD:s rese-information liksom information från Folkhälsomyndigheten. Se vidare reseråd vid utrikesresor på medarbetarportalen. Information om GUs säkerhetsarbete finns här.

Utresande personal och studenter bör känna till de etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring som Regeringskansliet utfärdar.

Linnaeus-Palme planering

Beviljat bidrag inom Linnaeus-Palme planering är 20 000 SEK per del-tagare och projekten kan maximalt inkludera två deltagare per lärosäte. Detta innebär att varje lärosäte erhåller maximalt 40 000 SEK (maximalt 80 000 SEK per projekt). Bidrag som betalas ut till lärare och administrativ personal som deltar i planeringsresorna är enligt skatteverket att betrakta som skattepliktig ersättning och en form av lön.

Rutiner för inresande personal
Om institutionen angett i ansökan att medel ska vidareförmedlas till partnerlärosätet så måste projektägaren ingå avtal för vidare-förmedling med partnerlärosätet innan detta kan ske (generella mallar finns på UHR:s hemsida). Glöm inte att projektägaren är ansvarig för att följa upp vidareförmedlade bidrag. Partnerlärosätet använder vidareförmedlade medel för bokning av resa, kost och logi och andra ersättningsgilla kostnader (se Ekonomi och bidrag på UHRs webb).

Om institutionen inte har vidareförmedlat medel till partnerlärosätet så bokar institutionen resa och logi för inkommande personal från partnerlärosätet. Om det finns medel kvar efter att resa och logi (skattefria) dragits av kan ersättning för rimliga merkostnader utbetalas till inresande deltagare enligt skatteregler för personer som är bosatta utomlands så kallad ”SINK-skatt”. Följ rutin för utbetalning av medel till inkommande personal som saknar person- eller samordningsnummer på medarbetarportalen. Notera att det finns flera steg i rutinen och att den bör påbörjas åtminstone tre månader innan ankomst.

Inresande personal är försäkrade genom den samlingsförsäkring som universitetet har tecknat hos Kammarkollegiet försäkring för utländska besökare.

Institutionen är ansvarig för mottagande av inkommande personal och kan använda Welcome Services information och checklistor för inkommande personal på medarbetarportalen.

Rutiner för utresande personal
Institutionens personal som reser till partneruniversitetet rapporterar detta enligt universitetets ordinarie rutiner för tjänsteresa utomlands. På denna sida finns också information om de försäkringar som gäller vid tjänsteresa.

Rapportering
Projektägaren ansvarar för slutrapportering av projektet som görs online via projektägarens användarkonto. Sista rapporteringsdatum anges i beslutsbrevet.

Rapporteringen består av en resultatorienterad och en finansiell del. I den resultatorienterade delen inkluderas resultat från deltagar-enkäterna för utresande personal. I den finansiella delen anges alla kostnader exklusive moms och både outnyttjade bidrag samt vidareförmedlade bidrag till partnerlärosätet redovisas.

Linnaeus-Palme partnerskap

Linnaeus-Palme partnerskap är ett utbytesprogram som hanteras av sökande institution enligt UHR:s riktlinjer för aktiviteterna inom projektet samt universitetets befintliga rutiner för in- och utresande lärare respektive utbytesstudenter. Vänd dig i första hand till den internationella koordinatorn vid institution/fakultet för information om hur institutionens/fakulteten arbetar med mobilitet av lärare och utbytesstudenter.

Beslutsbrevet fungerar som kontrakt/skriftlig överenskommelse och registreras och laddas upp i universitetets databas för internationell mobilitet. Detta steg möjliggör ansökan av in- och utresande studenter inom projektet. Kontraktet bifogas eventuella studenters skadeanmälan till Kammarkollegiet. Notera att partneruniversitetet kan ha en önskan om att komplettera med ett bilateralt samarbet-savtal (se avtalsmallar för institution/fakultet) som i så fall också laddas upp i databasen.

Beviljat bidrag inom Linnaeus-Palme partnerskap anges i besluts-brevet. Bidraget varierar bland annat beroende på hur många mobiliteter projektet beviljats samt om ersättning för språkutbildning för lärare, visumresa för inkommande lärare och studenter samt utvärderingsresa ingår. Bidrag som betalas ut till lärare som deltar i mobilitet är enligt skatteverket att betrakta som skattepliktig ersättning och en form av lön. Stipendier som betalas ut till studenter som ett led i deras pågående utbildning är skattefritt. Rutiner för utvärderingsresa är desamma som för planeringsresor (se rutiner för Linnaeus-Palme planering ovan).

Om institutionen angett i ansökan att medel ska vidareförmedlas till partnerlärosätet så måste projektägaren ingå avtal för vidare-förmedling med partnerlärosätet innan detta kan ske (generella mallar finns på UHR:s hemsida). Glöm inte att projektägaren är ansvarig för att följa upp vidareförmedlade bidrag samt att revisionskraven även gäller vidareförmedlade bidrag.

Varje partnerskap får bidrag för administrativa kostnader som kan användas för lönekostnader för projektadministration, rekryterings-aktiviteter, extra utgifter kopplade till SINK-ansökan för inkommande lärare, kostnad för revision samt för indirekta kostnader (OH). Observera att enbart det administrativa bidraget får användas för att täcka indirekta kostnader (se Ekonomi och bidrag på UHR:s webb).

Rutiner för inresande lärare

Om medel vidareförmedlats till partnerlärosätet hanterar de bokning av resa, kost och logi samt andra ersättningsgilla kostnader. Eventuella medel för språkutbildning inför ett lärarutbyte och ersättning för visumresor (inklusive kost och logi) kan också ha beviljats.

Om institutionen inte har vidareförmedlat medel till partnerlärosätet så bokar institutionen resa och logi för inkommande lärare från partner-lärosätet. Om det finns medel kvar efter att resa och logi (skattefria) dragits av kan ersättning för rimliga merkostnader utbetalas till inresande lärare enligt skatteregler för personer som är bosatta utomlands så kallad ”SINK-skatt”. Följ rutin för utbetalning av medel till inkommande lärare som saknar person- eller samordningsnummer på medarbetarportalen. Om inresande lärare helt saknar bankkonto kan utbetalning ske via ICA-kort (punkt 3 i rutinen).

Inresande lärare är försäkrade genom den samlingsförsäkring som universitetet har tecknat hos Kammarkollegiet försäkring för utländska besökare.

Institutionen är ansvarig för mottagande av inkommande lärare och kan använda Welcome Services information och checklistor för inkommande personal på medarbetarportalen.

Rutiner för utresande personal

Institutionens lärare som reser till partneruniversitetet rapporterar detta enligt universitetets ordinarie rutiner för tjänsteresa utomlands. På denna sida finns också information om de försäkringar som gäller vid tjänsteresa.

Efter avslutad lärarmobilitet ska utresande lärare besvara en deltagar-rapport i form av en enkät. Institutionen ansvarar för att skicka ut länk till enkäten som finns i systemet för ansökan och rapport.

Rutiner för inresande studenter

Utlysning och hantering av utbytesplatser, registrering i universitetets system och boende för inresande studenter sker enligt universitetets rutiner för inresande utbytesstudenter.

Även om institutionen är ansvarig för mottagande av inkommande studenter så ingår de också i universitetets välkomstprogram för internationella studenter som ges både inför höst- och vårterminen.

Inresande studenter är både försäkrade genom den samlings-försäkring Student IN som universitetet har tecknat hos Kammarkollegiet samt personskadeförsäkringen som gäller för alla studenter som har en kursregistrering i Ladok. Mer information finns här.

Om medel för inresande studenter vidareförmedlats till partner-lärosätet är de ansvariga för utbetalning av medel som kvarstår efter att kostnader för resor och eventuellt boende dragits av.

Om medel inte har vidareförmedlats till partneruniversitetet betalar institutionen ut det belopp som kvarstår efter kostnader för resor och eventuellt boende dragits av. Utbetalning sker via ICA-kort.

Rutiner för utresande studenter

Utlysning och hantering av utbytesplatser och registrering i universitetets system sker enligt universitetets rutiner för utresande utbytesstudenter. UHR har tagit fram ett toolkit som ni kan använda för att rekrytera studenter till era projekt.

Utresande studenter är försäkrade genom den samlingsförsäkring Student UT som universitetet har tecknat hos Kammarkollegiet. Mer information finns här.

Institutionen betalar ut det belopp som kvarstår efter kostnader för resor och eventuellt boende dragits av. För utbetalningen används utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura.

Sida Partnership Forum har tagit fram en Utreseguide med instruktion som projektansvariga/motsvarande kan använda för att förbereda studenterna för sin utlandsvistelse. Materialet kan användas som helhet eller anpassas till institutionens övriga förberedelser av studenterna.

Efter avslutad studentmobilitet ska utresande student besvara en deltagarrapport i form av en enkät. Institutionen ansvarar för att skicka ut länk till enkäten som finns i systemet för ansökan och rapport.

Rapportering

Projektägaren ansvarar för slutrapportering av projektet som görs online via projektägarens användarkonto. Följ UHR:s guide för rapportering. Sista rapporterings-datum anges i beslutsbrevet.

Rapporteringen består av en resultatorienterad och en finansiell del. I den resultatorienterade delen inkluderas resultat från deltagar-enkäterna för utresande personal och studenter. I den finansiella delen anges alla kostnader exklusive moms och både outnyttjade bidrag samt vidareförmedlade bidrag till partnerlärosätet redovisas. Om projektmedel överstiger ett visst belopp (anges i beslutsbrev) ska den finansiella rapporten revideras av en extern revisor.

Extern revision

Extern revision bokas hos universitetets upphandlade revisionsbyrå EY. Tänk på att boka revisionen i god tid och att själva revisionen kan ta upp till 30 dagar. Skicka följande handlingar till Marcus.gustafson@se.ey.com:

• utskriven och av prefekt underskriven slutrapport inklusive diarie-nummer (xxxx-20XX)
• underskriven kostnadsredovisning
• uppdragsbeskrivning för revisor

När granskningen är genomförd får du en revisionsrapport från revisorn som du antingen laddar upp direkt i UHR:s online system eller postar tillsammans med uppdragsbeskrivningen och den underskrivna slutrapporten till:

Universitets- och högskolerådet
Registrator
Box 450 93
104 30 Stockholm